履歴書の作成がめんどくさい時の対処法｜スマホで完結する方法もご紹介
履歴書の作成がめんどくさいと感じていませんか。
学歴や職歴の整理、志望動機の書き方、手書きでのミスへの不安など、履歴書作成には多くの悩みがつきものです。
しかし、適切な対処法を知ることで、これらの負担は大幅に軽減できます。
本記事では、効率的な履歴書作成のコツから志望動機の簡単な書き方まで、実践的な方法をわかりやすく解説します。
履歴書の作成がめんどくさいと感じる理由
就職や転職活動の第一歩として欠かせない履歴書ですが、作成に手間を感じる人は少なくありません。
ここでは、履歴書を「めんどくさい」と感じる主な理由を解説します。
作成に時間がかかり負担が大きいから
履歴書は記入項目が多く、正確性や丁寧さも求められるため、作成に時間がかかることが大きな負担になります。
文章の構成や内容を考えながら記入する作業には、集中力と労力が必要です。
さらに、誤字脱字や読みづらい文字は採用担当者に悪い印象を与える可能性もあります。
全体のバランスを整える作業にも手間がかかるため、履歴書作成に慣れていない人ほどストレスを感じやすいでしょう。
学歴・職歴を調べ直すのが手間だから
履歴書には、学歴や職歴を正確に記入する必要があります。
そのためには、入学・卒業、入社・退職といった各時期の年月を思い出す必要があり、思った以上に手間がかかります。
さらに、学校名や企業名、所属していた部署の正式名称も求められるため、過去の資料を探したり、インターネットで調べたりといった作業が必要になるでしょう。
こうした過去の情報を集める作業に手間がかかることで、履歴書作成そのものが億劫に感じられる人も少なくありません。
志望動機をうまくまとめられないから
履歴書の中でも、特に手間がかかるのが志望動機の記入です。
何を書けばよいか悩みやすく、限られたスペースにうまくまとめる必要があるため、多くの人が作成に時間をかけてしまいがちです。
内容に納得できず何度も書き直しているうちに、履歴書作成そのものが面倒に思えてくることもあります。
うまくまとまらないまま悩み続けてしまい、途中で書くのをやめたくなることもあるでしょう。
手書きはミスすると書き直しになるから
手書きで履歴書を作成する場合、誤字脱字や内容の修正があれば、一から書き直す必要があります。
修正跡が残ると印象を損なうおそれがあるため、簡単に訂正できない点が大きな負担です。
パソコンであれば手軽に編集できますが、手書きではどうしても作業効率が下がってしまいます。
その結果、失敗できないというプレッシャーが生じ、履歴書作成が精神的にも負担になりやすくなるでしょう。
履歴書の作成がめんどくさい時の対処法
履歴書の作成を「めんどくさい」と感じるのは、決して珍しいことではありませんが、ちょっとした工夫でその手間を減らすことができます。
ここでは、作成の負担を軽くするための対処法を紹介します。
パソコンで作成する
履歴書は必ずしも手書きで作成する必要はなく、企業からの指定がなければパソコンで作成しても問題ありません。
パソコンを使えばテンプレートを活用して効率よく入力でき、誤字の修正も簡単に行えるため、書き直しの手間や精神的な負担を大幅に軽減できます。
特にパソコン操作が求められる業種では、手書きよりもパソコン作成の方が実務スキルの面で好印象を与えることもあります。
さらに手間を省きたい方は、LINEのチャットで履歴書を簡単に作成できるサービスの利用もおすすめです。
実績などの書きやすい項目から始める
履歴書には、学歴・職歴・資格・自己PR・志望動機など複数の項目がありますが、まずは学歴や職歴など、事実に基づいた内容から取りかかるとスムーズです。
自己PRや志望動機など、考えながら書く項目は後回しにすると、作業の負担が軽くなります。
気負わずに一つずつ埋めていくことが、完成への近道です。
書きやすい履歴書のフォーマットを選ぶ
履歴書にはさまざまな形式があり、自分にとって書きやすいフォーマットを選ぶことが大切です。
たとえば、厚生労働省が提供する履歴書は、志望動機、自己PR、趣味・特技などの項目が1つの自由記入欄にまとめられているのが特長です。
書く内容に応じて構成を変えられるため、表現に迷いがある方でも取り組みやすい形式といえるでしょう。
転職エージェントのサポートを活用する
履歴書の作成に悩んだときは、転職エージェントのサポートを活用するのがおすすめです。
経験豊富なアドバイザーが作成のポイントを丁寧にアドバイスしてくれるほか、完成した履歴書の添削も受けられます。
一人で悩む必要がなくなり、プロの視点から効果的な自己PRや志望動機の書き方を学べるため、作成の負担が大きく軽減されます。
質の高い履歴書を効率よく仕上げられる点も大きなメリットです。
履歴書の作成がめんどくさいと感じる方には、パソコン不要でLINEだけで簡単に作成でき、プロの添削サポートも受けられる転職エージェントの利用がおすすめです。
履歴書は手書きとパソコン、どちらで作成すべきか？
近年では、履歴書の作成方法について明確な決まりを設けていない企業も多く、手書き・パソコンいずれの形式でも受け付けているケースが増えています。
とくに中途採用においては、職務経歴やスキルが重視されるため、作成手段だけで評価が左右されることは少ないといえるでしょう。
ただし、企業によっては提出形式を指定していることもあるため、事前に確認することが大切です。
指定がある場合は必ず従いましょう。
履歴書を手書きやパソコンで作成する際の注意点
履歴書を作成する際は、手書き・パソコンのいずれの場合でも押さえておきたいポイントがあります。
また、それぞれに特有の注意点もあるため、順に整理して紹介します。
読みやすさを意識する
履歴書は、長い文章を避けて一文を短くまとめることが大切です。
また、必要に応じて箇条書きを使うと、情報が整理されて読みやすくなります。
パソコンで作成する場合は、文字や行間のバランスを整え、全体のレイアウトにも気を配りましょう。
仕上げに印刷して、誤字脱字やレイアウトの崩れがないか最終確認することも忘れないようにしてください。
年号は形式を統一する
年号を記載する際は、西暦または和暦のいずれかに統一することが基本です。
生年月日から学歴・職歴まで、すべて同じ形式で記入しましょう。
「昭和」を「S」と省略したり、「1992年6月25日」を「1992/6/25」のように短縮したりするのは適切ではないため、正式な表記で統一感のある履歴書を作成することが大切です。
黒のボールペンで記入する【手書き】
手書きで履歴書を作成する場合は、必ず黒のボールペンを使用しましょう。
ただし、消せるボールペンの使用は避けるのがマナーです。
水性インクはにじみやすいため、油性またはゲルインクタイプを選び、ペン先は0.5mmから0.7mmが最適です。
書き間違えたら修正せずに書き直す【手書き】
誤字や脱字があった場合でも、修正テープや修正液の使用はビジネスマナーとして避けるのが基本です。
やむを得ず訂正する際は、定規で二重線を引き、訂正印を押したうえで正しい内容を記入します。
ただし、履歴書は原則として修正せず、間違えた場合は新しく書き直すのが望ましいと考えましょう。
フォントとサイズは統一する【パソコン】
パソコンで履歴書を作成する際は、複数のフォントが混在すると読みにくく全体の印象も悪くなってしまうため、使用するフォントを統一することが重要です。
特別な指定がない限り一つのフォントで統一し、Windowsユーザーなら「明朝体」「ゴシック体」「游明朝体」などの標準フォントがおすすめです。
過度な装飾は控える【パソコン】
履歴書は公式文書として企業内で扱われるため、シンプルで読みやすい形式が求められます。
そのため、文字の色変更や太字、下線などの装飾は不要です。
他の応募者との差別化を図りたい場合は、装飾ではなく内容の充実で勝負しましょう。
読みやすさを重視したい気持ちは理解できますが、履歴書においては余計な装飾を避けて内容で自分の価値をアピールすることが最も効果的です。
また、LINEで履歴書を作成できるサービスを利用すれば、フォントやレイアウトなどの体裁はあらかじめ整えられているため、装飾や形式に悩む必要はありません。
チャット形式で質問に答えていくだけで、履歴書が完成する仕組みになっており、作成の手間をさらに減らすことができます。
3ステップで簡単に書ける志望動機の作り方
志望動機は、難しく考えすぎると手が止まりがちです。
そんなときは、基本の3ステップを意識して、シンプルに組み立ててみましょう。
迷った場合は、この記事で紹介した方法を参考にしながら、自分らしい志望動機を作成してみてください。
①志望動機の書き出しは「結論」から伝える
志望動機の書き出しでは、結論から述べることが大切です。
「この会社で働きたい理由」を最初に明確に伝えることで、採用担当者に意図が伝わりやすくなります。
たとえば「業界の中でも成長性が高く、自分の力を発揮できると感じたため」など、最初に要点を簡潔に伝えると、採用担当者はその後の内容を理由づけとして理解しやすくなります。
- 私が貴社を志望したのは、〇〇事業への取り組みに共感し、自分の経験が活かせると感じたためです。
- 貴社の〇〇という理念に共感し、自分の価値観とも重なると感じたため、応募いたしました。
②応募理由に至った背景を具体的に説明する
志望動機の中盤では、応募理由に至った背景を具体的に説明しましょう。
前職での経験や業務内容、そこで感じた課題や将来のキャリア像を交えて伝えることで、説得力のある内容になります。
また、自身のスキルや実績を踏まえて話を展開することで、貴社でどのように貢献できるかをイメージしてもらいやすくなるでしょう。
- 私はこれまで〇〇の分野に携わり、日々の業務を通じてスキルを磨いてきました。その経験をより専門性の高い環境で活かしたいと考えており、自分の成長につながる職場を志望しております。
- 前職では、業務がある程度定型化しており、自らのアイデアを活かす機会が限られている点に課題を感じていました。その経験から、主体的に行動できる環境で成長したいと考えるようになり、貴社の「自律的な働き方を支援する体制」に強く惹かれました。
③入社後にどう貢献したいかを伝える
志望動機の締めくくりでは、入社後にどのような形で貢献したいかを具体的に伝えることが大切です。
たとえば「業務改善に取り組み、チーム全体の生産性向上に寄与したい」など、意欲や方向性を明確にすることで、採用担当者に前向きな印象を残すことができます。
また、企業側にとっても採用メリットが伝わりやすくなり、評価につながる可能性が高まるでしょう。
- これまで培ってきた〇〇の経験を活かし、貴社の組織を支える即戦力として、着実に成果を上げていきたいと考えています。
- 入社後は〇〇分野で専門性を深めながら、将来的には〇〇の中核を担う存在として、長期的に貴社に貢献していく所存です。
まとめ：履歴書作成のめんどくささは工夫で軽減できる
履歴書がめんどくさいと感じる理由は人それぞれですが、適切な対処法を取り入れることで、作成の負担は軽減できます。
たとえば、パソコンで効率よく作成したり、実績など書きやすい項目から始めたり、転職エージェントのサポートを活用したりするなど、自分に合った方法を選びましょう。
履歴書作成は、工夫次第でスムーズに進められます。
今回紹介したポイントを参考にして、あなたの魅力がしっかり伝わる履歴書を仕上げてください。